미국 아포스티유 번역공증 패키지, 결국 통과됐습니다｜한국 기관 실제 승인 후기
드디어 결과가 나왔습니다.
지난 글에서 저는 미국 사업 관련 서류인 IRS EIN 발급 통지서와 California Articles of Incorporation을 국문으로 번역한 뒤, 번역확인서·공증·아포스티유를 하나의 패키지로 묶어 한국 기관에 제출한 과정을 기록했습니다.
당시 가장 걱정됐던 것은 딱 하나였습니다.
“각 서류마다 아포스티유가 따로 붙어 있지 않은데, 이 패키지 형태를 정말 인정해 줄까?”
담당 조사관님의 이메일에는 해외에서 발급받은 서류의 경우 각각의 아포스티유와 국문 번역본을 제출해야 한다는 안내가 있었기 때문에 더욱 불안했습니다.
그래도 이미 준비한 서류 안에 원문과 국문 번역본, 번역확인서, 공증, 캘리포니아 주정부 아포스티유가 모두 포함되어 있었기 때문에 일단 패키지 전체를 PDF로 스캔해 그대로 제출했습니다.
그리고 결과를 기다렸습니다.
결론부터 말씀드리면, 제가 제출한 서류는 보완 요청 없이 그대로 인정되었습니다.
며칠 동안 마음 졸이며 기다렸는데, 드디어 통과된 것을 확인했습니다.
미국 사업자 아포스티유, 실제 제출한 서류는?
제가 제출한 것은 각각의 미국 서류에 아포스티유가 하나씩 따로 붙어 있는 형태가 아니었습니다.
제가 이용한 대행업체에서는 아래와 같이 하나의 패키지로 묶어 준비해 주었습니다.
- IRS EIN 발급 통지서
- California Articles of Incorporation
- 각각의 국문 번역본
- Certificate of Translation(번역확인서)
- 공증 서류
- California Apostille
즉, EIN 서류 하나에 아포스티유 하나, Articles에 아포스티유 하나가 각각 붙어 있는 형태가 아니라 관련 서류와 번역본을 하나의 번역확인서에 포함하고 공증한 뒤, 그 공증인의 서명에 대해 캘리포니아 주정부 아포스티유를 받은 형태였습니다.
처음에는 저도 이 차이를 제대로 이해하지 못했습니다. 아포스티유가 붙어 있으면 미국 정부가 그 안에 있는 모든 서류의 내용과 진위를 직접 확인해 주는 것이라고 생각했기 때문입니다. 하지만 실제로 진행해 보면서 아포스티유가 무엇을 인증하는지 조금씩 이해하게 되었습니다.
미국 사업자 서류, 각각의 아포스티유가 필요할까?
사실 이번에 가장 마음 졸였던 부분입니다.
제가 미리 문의했을 때 담당 조사관님께서는 제가 가지고 있는 법인설립증명서와 EIN 발급 통지서를 사업자등록증에 준하는 서류로 제출하면 된다고 안내해 주셨습니다.
그런데 이메일에는 이런 안내도 있었습니다.
법인등기부등본 등 해당 국가에서 발급받은 서류의 경우, 모두 각각의 아포스티유와 국문 번역본을 제출해야 합니다.
저는 이 문장에서 ‘각각의 아포스티유’라는 부분이 계속 마음에 걸렸습니다.
제가 LA에서 받아온 것은 서류마다 아포스티유가 따로 붙어 있는 형태가 아니었기 때문입니다.
“혹시 이거 다시 해야 하는 거 아닐까?”
“EIN은 연방 서류니까 따로 다시 받아야 하나?”
“Articles도 별도로 아포스티유를 받아야 하나?”
별생각이 다 들었습니다.
이미 번역, 공증, 아포스티유 대행 비용과 우편비까지 총 $180을 지불한 상태였기 때문에 처음부터 다시 해야 한다면 비용도 비용이지만 시간이 더 걱정됐습니다.
번역공증 아포스티유 패키지, 한국 기관에 그대로 제출했습니다
결국 제가 할 수 있는 것은 실제로 제출해 보는 것이었습니다. 받은 서류를 다시 하나씩 확인해 보니 담당자가 요청한 미국 법인 관련 서류와 EIN 관련 서류 그리고 각각의 국문 번역본이 모두 들어 있었습니다. 번역확인서와 공증도 있었고, 맨 앞에는 캘리포니아 주정부 아포스티유가 붙어 있었습니다.
그래서 서류를 임의로 분리하지 않고 받은 패키지 전체를 그대로 스캔해 하나의 PDF로 만들어 제출했습니다. 그리고 기다렸습니다.
혹시 “각 서류별 아포스티유를 다시 제출해 주세요”라는 보완 요청이 오지 않을까 계속 신경이 쓰였습니다.
그런데 제가 걱정했던 추가 보완 요청은 오지 않았습니다. 제가 제출한 패키지 그대로 인정되었습니다.
이메일로 받은 EIN·법인서류 사본도 아포스티유가 가능할까?
이번 과정에서 제가 처음부터 가장 이해하기 어려웠던 부분이 하나 더 있었습니다.
제가 가지고 있던 미국 사업 관련 서류는 새로 정부기관에서 발급받은 원본이 아니라 CPA에게 이메일로 전달받은 파일을 출력한 서류였습니다.
처음 LA 대행업체에 문의했을 때도 제가 몇 번이나 확인했습니다.
“이거 이메일로 받은 사본인데 정말 아포스티유가 돼요?”
그때는 설명을 들어도 반신반의했습니다.
그런데 실제로는 이 사본 자체를 미국 정부가 원본이라고 인증해 준 것이 아니었습니다.
제가 진행한 방식은 사본과 번역본을 포함한 번역확인서 등에 공증을 받고, 그 공증인의 서명과 자격에 대해 캘리포니아 주정부의 아포스티유를 받는 방식이었습니다.
그리고 그렇게 완성된 패키지를 한국 기관에 제출했고, 이번 제 신청에서는 실제로 인정되었습니다.
이 부분은 저처럼 미국에서 사업하면서 한국에 서류를 제출해야 하는 분들에게 꽤 중요한 실제 사례가 될 것 같습니다.
아포스티유를 직접 해보고 알게 된 것
처음에는 저도 이렇게 생각했습니다.
“아포스티유 = 미국 정부가 이 서류가 진짜라고 인증해 주는 것”
하지만 실제 절차는 그렇게 단순하지 않았습니다.
어떤 서류인지, 누가 서명했는지, 어떤 방식으로 공증했는지에 따라 아포스티유가 인증하는 대상도 달라질 수 있었습니다.
특히 제가 이번에 이용한 방식에서는 미국 정부가 CPA에게 이메일로 받은 사본의 내용 자체를 직접 확인해서 “이것은 진짜 원본입니다”라고 인증한 것이 아닙니다.
따라서 이번 결과를 두고
“미국 사업자 서류는 이메일 사본만 출력해서 아포스티유를 받으면 무조건 한국에서 인정된다.” 라고 이해하면 안 됩니다.
제가 말씀드릴 수 있는 것은 정확히 여기까지입니다.
저는 실제로 이런 방식으로 준비했고, 이 패키지를 제출했으며, 이번 신청에서는 추가 보완 없이 인정되었습니다. 이것이 제가 직접 경험한 결과입니다.
미국 사업자 아포스티유, 제출기관마다 요구사항이 다릅니다
이 부분은 꼭 주의하셨으면 합니다.
제 사례가 모든 한국 기관과 모든 미국 서류에 동일하게 적용된다고 단정할 수는 없습니다.
제출기관이나 업무에 따라 미국 정부기관에서 발급한 인증 사본이나 원본에 대한 아포스티유를 요구할 수도 있고, 각 서류별로 별도의 인증을 요구할 수도 있습니다.
따라서 아포스티유 대행업체에서 “이렇게 하면 됩니다”라고 설명하더라도 가능하면 최종 제출기관에서 어떤 형태의 서류를 요구하는지 먼저 확인하는 것이 가장 안전합니다.
저 역시 이번에 직접 경험하면서 느꼈습니다.
아포스티유를 받을 수 있느냐도 중요하지만, 결국 가장 중요한 것은 그 서류를 받는 한국 기관에서 인정해 주느냐였습니다.
미국 아포스티유 대행, LA까지 직접 다녀온 결과
처음에는 정말 막막했습니다.
연방 서류는 워싱턴 D.C.로 보내야 한다는 이야기도 있고, 주정부 서류는 해당 주에서 받아야 한다는 이야기도 있고, 사본은 안 된다는 글도 있고, 번역공증을 하면 된다는 이야기도 있었습니다.
인터넷을 찾아볼수록 오히려 더 헷갈렸습니다.
결국 사이프레스에서 LA 윌셔까지 직접 운전해서 대행업체를 찾아갔고, 번역·공증·아포스티유를 맡겼습니다.
주차할 곳을 찾느라 한참 헤매고, 좁은 주차장에 차를 넣으면서 진땀을 흘렸던 것도 기억납니다.
그날은 “내가 이 서류 때문에 LA까지 와서 뭐 하고 있는 거지?” 싶기도 했습니다.
그런데 결국 실제 제출까지 끝내고 통과 결과를 확인하고 나니 그동안의 고생이 한꺼번에 끝난 기분입니다.
미국 사업자 아포스티유 실제 진행 과정 총정리
제가 실제로 진행한 과정은 다음과 같습니다.
CPA에게 미국 사업 관련 서류를 이메일로 받음
↓
서류 출력
↓
국문 번역
↓
번역확인서 및 공증
↓
캘리포니아 주정부 아포스티유
↓
완성된 패키지를 우편으로 수령
↓
전체 서류를 하나의 PDF로 스캔
↓
한국 기관에 제출
↓
추가 보완 요청 없이 인정
처음에는 마지막 단계가 어떻게 끝날지 몰라 앞선 글에서도 “결과를 기다립니다”라고 적었습니다. 이제 그 글의 마지막에 답을 적을 수 있게 되었습니다.
결국 통과했습니다.
번역공증 아포스티유 패키지, 실제 제출 결과는 ‘통과’
이번 미국 사업자 서류 준비를 하면서 인터넷 검색을 정말 많이 했습니다.
그런데 제가 가장 궁금했던 것은 의외로 찾기 어려웠습니다.
“이메일로 받은 미국 사업자 서류 사본을 번역하고 공증해서 아포스티유를 받은 패키지가 실제 한국 기관에서도 인정될까?”
절차를 설명하는 글은 많았지만 실제로 그렇게 제출한 뒤 결과가 어떻게 되었는지까지 이어지는 글은 찾기가 쉽지 않았습니다.
그래서 저는 준비 과정부터 서류가 도착했을 때의 모습, 담당 조사관님에게 받은 답변, 실제 제출 과정, 그리고 최종 결과까지 그대로 기록해 두려고 합니다.
저처럼 미국에서 사업체를 운영하면서 한국에 사업 관련 서류를 제출해야 하는 분들에게 조금이나마 도움이 되었으면 좋겠습니다.
저도 처음에는 정말 아무것도 몰랐습니다. 하나씩 전화하고, 이메일 보내고, 직접 찾아가면서 해결했습니다. 그리고 이번에는 다행히 제가 준비한 서류가 그대로 인정되었습니다.
앞으로도 인터넷에서 찾은 정보가 아니라, 제가 직접 진행하고 결과까지 확인한 경험을 중심으로 기록해 보겠습니다.
이 글은 미국 사 관련 서류를 한국 기관에 제출하기 위해 제가 직접 진행한 경험을 기록한 내용입니다. 아포스티유 및 제출 서류의 요구사항은 서류 종류, 발급기관, 제출기관 및 시점에 따라 달라질 수 있습니다. 동일한 방식이 모든 경우에 인정된다는 의미는 아니므로 실제 신청 전에는 반드시 해당 제출기관의 최신 요구사항을 확인하시기 바랍니다.
1편｜스마트스토어 미국사업자 통신판매업 신고 준비기 ①｜미국 사업자등록증 아포스티유 대행 후기
2편｜스마트스토어 미국사업자 통신판매업 신고 준비기 ②｜미국 사업자등록증 아포스티유 대행 후기
3편｜스마트스토어 미국사업자 통신판매업 신고 준비기 ③｜미국 사업자등록증 아포스티유 통과