스마트스토어 미국사업자 통신판매업 신고 준비기 ②｜미국 사업자등록증 아포스티유 대행 후기
미국 아포스티유가 도착했습니다｜번역공증 패키지로 한국 기관에 실제 제출한 후기
지난 글에서는 미국에서 발급받은 사업 관련 서류를 한국에 제출하기 위해 번역과 공증, 아포스티유를 준비하는 과정을 기록했습니다.
처음에는 무엇을 어떻게 준비해야 하는지조차 명확하지 않았습니다.
미국에서 발급된 서류는 영어로 되어 있었고, 한국 기관에서는 국문 번역본과 공증, 아포스티유까지 요구하고 있었습니다.
저는 여러 대행업체에 문의한 끝에 IRS EIN 확인서와 법인 관련 서류를 번역하고, 공증과 아포스티유까지 한 번에 진행했습니다.
그리고 며칠 후, 드디어 기다리던 서류가 도착했습니다.
드디어 도착한 아포스티유 서류
그 뒤로는
- IRS EIN 확인서(CP575A)
- California Articles of Incorporation
- 국문 번역본
- 번역확인서(Certificate of Translation)
- 공증 서류
가 하나의 묶음으로 철해져 있었습니다.
제가 이용한 대행업체에서는 관련 서류를 하나의 번역확인서에 포함한 뒤 공증을 진행했고, 그 공증인의 서명에 대해 캘리포니아 주정부 아포스티유를 받은 형태로 서류를 완성해 주었습니다.
처음 실물 서류를 받아보니 그동안 머릿속으로만 이해했던 절차가 조금 더 명확하게 보였습니다.
공증과 아포스티유는 같은 것이 아니었습니다
저도 처음에는 공증만 받으면 모든 절차가 끝나는 줄 알았습니다.
하지만 직접 진행해 보니 공증과 아포스티유는 역할이 달랐습니다.
공증은 번역확인서에 서명한 사람의 신원과 서명을 공증인이 확인하는 절차입니다.
아포스티유는 그 공증인의 자격과 서명이 실제로 유효한지를 주정부가 다시 인증하는 절차였습니다.
쉽게 정리하면 다음과 같습니다.
원문 서류 준비 → 국문 번역 → 번역확인서 작성 → 공증 → 아포스티유
이 과정을 거쳐야 미국에서 작성된 서류를 한국 기관에 공식적으로 제출할 수 있는 형태가 되는 경우가 많습니다.
다만 필요한 절차와 제출 방식은 기관마다 다를 수 있기 때문에 반드시 제출기관의 안내를 먼저 확인해야 합니다.
조사관님의 답변을 받고 다시 긴장했습니다
서류가 도착한 뒤 한국 담당 조사관님으로부터 답변도 받았습니다.
조사관님은 제가 미리 보내드린 법인설립증명서와 EIN 발급 통지서를 사업자등록증에 준하는 서류로 제출하면 된다고 안내해 주셨습니다.
하지만 메일의 다른 부분에는 다음과 같은 내용도 있었습니다.
법인등기부등본 등 해당 국가에서 발급받은 서류의 경우, 모두 각각의 아포스티유와 국문 번역본을 제출해야 합니다.
이 문장을 보는 순간 가슴이 쿵 내려앉았습니다.
제가 받은 서류는 각각 따로 아포스티유가 붙은 형태가 아니라, 관련 서류와 번역확인서가 하나의 패키지로 묶여 아포스티유를 받은 형태였기 때문입니다.
혹시 다시 처음부터 준비해야 하는 것은 아닐까 걱정됐습니다.
그래도 지금 받은 서류 그대로 제출했습니다
다시 서류를 하나씩 확인해 보았습니다.
패키지 안에는 조사관님이 말씀하신
- 법인설립증명서
- EIN 발급 통지서
- 각각의 국문 번역본
- 번역확인서
- 공증
- 캘리포니아 주정부 아포스티유
가 모두 포함되어 있었습니다.
그래서 일단 제가 받은 서류 전체를 스캔해 PDF로 만들고, 한국 기관에 그대로 제출했습니다.
현재로서는 이 패키지 형태가 최종적으로 인정되는지 심사 결과를 기다리고 있습니다.
아직 승인 결과가 나오지 않았기 때문에 이 방식이 반드시 맞다고 단정할 수는 없습니다.
다만 제가 실제로 어떤 방식으로 서류를 준비했고, 어떤 형태로 제출했는지는 같은 절차를 준비하는 분들에게 도움이 될 수 있을 것 같아 기록으로 남깁니다.
이번에 알게 된 중요한 점
이번 과정을 겪으면서 가장 크게 느낀 점은 아포스티유를 받는 것 자체보다도 제출기관이 어떤 형태를 요구하는지 확인하는 것이 더 중요하다는 것이었습니다.
같은 미국 서류라도
- 원문 자체에 아포스티유를 요구하는지
- 번역확인서에 대한 공증과 아포스티유를 인정하는지
- 관련 서류를 하나의 패키지로 제출해도 되는지
- 각 서류별로 개별 아포스티유가 필요한지
기관에 따라 해석이 달라질 수 있습니다.
인터넷에 적힌 정보만 보고 판단하기보다는 제출기관 담당자에게 직접 확인하는 것이 가장 안전합니다.
이제 결과를 기다립니다
저는 현재 아포스티유 패키지 전체를 PDF로 제출한 상태입니다.
과연 이 서류가 그대로 인정될지, 아니면 추가 보완 요청이 올지는 아직 알 수 없습니다.
만약 승인된다면 실제로 패키지 형태도 인정된 사례가 되는 것이고, 보완 요청이 온다면 어떤 부분을 다시 준비해야 했는지도 솔직하게 기록할 예정입니다.
다음 글에서는 실제 심사 결과와 한국 기관 제출 이후의 과정을 정리해 보겠습니다.
이 글은 미국에서 발급받은 사업 서류를 한국 기관에 제출하기 위해 제가 직접 진행한 경험을 기록한 내용입니다. 제출기관과 서류 종류에 따라 요구사항이 달라질 수 있으므로 반드시 해당 기관에 별도로 확인하시기 바랍니다.
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